Cerca de 75% das empresas têm políticas para o uso de e-mail e acreditam que essas normas podem aumentar a produtividade dos seus funcionários. No entanto, apenas 20% delas entendem realmente como devem ser as regras e gestão adequada no uso da ferramenta.

Os números, divulgados num estudo da empresa de segurança Diagonal Security também indicam a falta de conhecimento sobre o assunto: 8% dos funcionários entrevistados disseram não saber se as suas empresas têm ou não alguma política nesse sentido.

A pesquisa que ouviu executivos do sector público, financeiro, comércio, insdústria e de comunicação classifica o treinamento e educação dos funcionários como essencial para o sucesso das políticas.

"Descobrimos que as empresas são muito eficientes na hora de criar normas para o uso do correio eletrônico. No entanto, elas não agem da mesma maneira ao educar os funcionários", disse Michael Stimson, consultor da Diagonal Security.

Até recentemente, diz o estudo, essas normas tinham como principal objectivo proteger os utilizadores de spams que chegassem às suas caixas de correio. No entanto, a prática barrava muitas mensagens importantes e o seu foco teve de mudar para o gerenciamento dos e-mails - funções como arquivar, apagar e organizar aquilo que chega.


Horas

Um estudo recentemente divulgado pelo Gartner mostra que funcionários com acesso à internet gastam, em média, quatro horas por dia a ler e a responder a e-mails. Um terço desse tempo é usado em tarefas de gestão da caixa de correio eletrônico.

O Gartner também prevê um aumento de 40% no volume anual de mensagens a partir deste ano. Com isso, é possível que a cada 12 meses o colaborador adicione mais uma hora para organizar sua caixa de entrada.